Phân tích dự án (Project Analysis – PA) là quá trình đánh giá tình trạng hiện tại của một dự án và xác định các vấn đề tiềm ẩn khi dự án tiến triển. Những người quản lý dự án thực hành PA có khả năng thành công cao hơn so với những người không thực hiện.
PA đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Bằng cách đặt mình vào vị trí của các bên liên quan, chúng ta có thể đạt được một cái nhìn sâu sắc và toàn diện hơn về dự án. Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu một phương pháp tiếp cận độc đáo và hiệu quả vời nguyên tắc 3 nhóm đối tượng.
1. Người Thực Hiện Dự Án
Khi phân tích dự án, điểm xuất phát cần thiết là đặt mình vào vị trí của người thực hiện dự án. Bởi lẽ, để đánh giá hiệu quả và định hướng tiếp theo của dự án, việc hiểu rõ mục tiêu, hoạt động và chỉ số quan trọng từ góc nhìn của họ là rất cần thiết.
Hiểu rõ mục tiêu ban đầu của dự án: Mỗi dự án đều bắt đầu từ một mục tiêu nhất định. Bằng cách hiểu rõ mục tiêu này, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về hướng đi của dự án và có thể đánh giá mức độ thành công của dự án so với mục tiêu gốc.
Ví dụ, nếu dự án là phát triển một ứng dụng di động giúp người dùng theo dõi chi tiêu cá nhân, mục tiêu ban đầu có thể là tạo ra một công cụ dễ sử dụng, giúp người dùng quản lý tài chính của mình một cách hiệu quả.
Họ đã thực hiện những gì: Bước tiếp theo là tìm hiểu về các hoạt động cụ thể mà nhóm thực hiện dự án đã tiến hành. Điều này bao gồm cả việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh. Mỗi hoạt động này đều mang lại cái nhìn chi tiết hơn về quy trình làm việc, cũng như các thách thức và thành công mà nhóm gặp phải.
Trong ví dụ về ứng dụng theo dõi chi tiêu, các hoạt động có thể bao gồm việc xác định yêu cầu của người dùng, thiết kế giao diện, lập trình, kiểm thử và triển khai ứng dụng.
Chỉ số quan trọng và các câu hỏi kinh doanh: Mỗi dự án sẽ có những chỉ số quan trọng riêng, những con số này giúp nhóm thực hiện đánh giá hiệu quả của dự án. Đồng thời, cần hiểu rõ những câu hỏi kinh doanh mà nhóm thực hiện muốn trả lời thông qua phân tích dự án.
Chẳng hạn, trong dự án phát triển ứng dụng, chỉ số quan trọng có thể bao gồm số lượng người dùng tải ứng dụng, tỷ lệ người dùng chuyển đổi (từ tải ứng dụng đến sử dụng thường xuyên), đánh giá của người dùng, thời gian trung bình người dùng dành trên ứng dụng, v.v.
2. Người Quản Lý Dự Án (Sếp)
Người quản lý dự án hoặc cấp trên của họ (đôi khi còn được gọi là các “C-level executives” như CEO, CFO, CTO, v.v.) có một góc nhìn và quan tâm riêng biệt đối với dự án. Trong khi nhóm thực hiện dự án có thể tập trung vào chi tiết kỹ thuật và quy trình, người quản lý thường quan tâm nhiều hơn đến tác động kinh doanh của dự án.
Tác động kinh doanh: Đối với người quản lý, những câu hỏi quan trọng có thể bao gồm: Dự án có thực sự đáng đầu tư không? Nó tạo ra lợi ích kinh tế như thế nào? Nó có phù hợp với chiến lược tổng thể của công ty không? Để trả lời những câu hỏi này, báo cáo phân tích dự án cần phản ánh rõ ràng tác động kinh doanh của dự án.
Ví dụ, nếu dự án là xây dựng một cơ sở sản xuất mới, người quản lý có thể muốn biết về tác động tới lợi nhuận, doanh thu, thị phần, hoặc các chỉ số kinh doanh khác.
Hiệu quả của dự án: Người quản lý cũng quan tâm đến việc dự án được thực hiện như thế nào. Họ muốn biết liệu dự án có được thực hiện đúng tiến độ và ngân sách không, và liệu có những vấn đề nào cần phải giải quyết.
Trong ví dụ về xây dựng cơ sở sản xuất mới, người quản lý có thể muốn biết liệu dự án có đang tiến triển đúng kế hoạch, liệu có các vấn đề về quản lý công trình, và liệu có các rủi ro pháp lý hoặc tài chính nào.
What’s next? Cuối cùng, người quản lý cũng muốn biết về các bước tiếp theo sau khi dự án hoàn thành. Điều này có thể bao gồm các dự án tiếp theo, cũng như các cơ hội và thách thức mà dự án hiện tại mang lại.
Trở lại ví dụ về cơ sở sản xuất mới, sau khi dự án hoàn thành, người quản lý có thể muốn biết về các cơ hội mở rộng thị trường, những khả năng tăng trưởng tương lai hoặc những thách thức có thể gặp phải trong việc vận hành cơ sở mới.
3. Những Người Không Liên Quan Trực Tiếp Đến Dự Án (Stalker)
Có những người không tham gia trực tiếp vào dự án nhưng vẫn có quan tâm đến nó – chúng tôi gọi họ là “Stalkers”. Họ có thể đến từ nhiều phòng ban khác nhau trong tổ chức, như phát triển (dev), tài chính (finance), pháp lý (legal), v.v. Trong khi họ có thể không hiểu sâu về mặt kỹ thuật của dự án, nhưng thông qua báo cáo phân tích dự án, họ vẫn cần hiểu được thông điệp chính và các thông tin quan trọng.
Thông điệp chính: Khi viết báo cáo phân tích dự án, một trong những mục tiêu quan trọng là đảm bảo rằng mọi người, kể cả những người không liên quan trực tiếp đến dự án, cũng có thể hiểu được nội dung. Điều này đòi hỏi việc trình bày thông tin một cách rõ ràng và đơn giản nhất có thể, tránh sử dụng quá nhiều thuật ngữ kỹ thuật hoặc giả định người đọc hiểu rõ về dự án.
Ví dụ, nếu dự án là phát triển một ứng dụng mới, thì thông điệp chính có thể là mục tiêu của ứng dụng, những lợi ích mà nó mang lại cho người dùng, và tầm quan trọng của nó đối với chiến lược tổng thể của công ty.
Insights và Learnings: Báo cáo phân tích dự án cũng cần chứa các insight (cái nhìn sâu sắc) và learning (bài học) mà dự án mang lại. Những người không liên quan trực tiếp đến dự án có thể tìm thấy những thông tin này rất hữu ích, bởi vì chúng giúp họ hiểu rõ hơn về hoạt động của công ty và cách công ty giải quyết các thách thức.
Trở lại ví dụ về ứng dụng mới, một insight có thể là việc phát hiện ra rằng người dùng trẻ tuổi thích sử dụng các tính năng mạng xã hội của ứng dụng, trong khi người dùng lớn tuổi thích các tính năng quản lý chi tiêu. Một learning có thể là việc nhận ra rằng việc thử nghiệm các tính năng mới một cách thận trọng có thể giúp công ty tránh được những lỗi nghiêm trọng có thể gây tổn hại đến uy tín của ứng dụng.
Kết luận
Đặt mình vào vị trí của những người khác không chỉ là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống hàng ngày, mà còn là một kỹ năng quan trọng khi phân tích dự án. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về các mục tiêu, quan điểm và nhu cầu của các bên liên quan, giúp phân tích của bạn trở nên sắc bén và chính xác hơn. Hãy nhớ rằng, phân tích dự án không chỉ là việc đưa ra con số và dữ liệu, mà còn là việc hiểu và diễn giải chúng một cách phù hợp.
Ngoài kỹ năng phân tích và việc tạo ra câu chuyện, việc hiểu rõ đối tác cũng rất quan trọng, giúp bạn thắng lợi trong mọi tình huống. Như một câu nói cổ “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng.”
Chúng ta phải hợp tác chặt chẽ để đạt được mục tiêu chung của chúng ta. Điều này đòi hỏi chúng ta phải làm việc cùng nhau và cùng nhau đưa ra các quyết định quan trọng. Nếu chúng ta không hợp tác với nhau, chúng ta sẽ không thể đạt được kết quả mong muốn và mọi nỗ lực của chúng ta sẽ trở nên vô nghĩa. Cần chú trọng vào sự phối hợp để đạt được mục tiêu chung. Sự hợp tác là yếu tố cần thiết để có thể đưa ra các quyết định quan trọng và đạt được kết quả mong muốn.